Patient Rights

How Your Medical Information Is Used

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

This Notice applies to the following organizations and clinics:

• The Nebraska Medical Center and its medical staff, including academic and private practice physicians, and allied health professionals while providing services at these locations, as an organized health care arrangement.
• The Bellevue Medical Center and its medical staff and allied health professionals as an organized healthcare arrangement.
• University of Nebraska Medical Center (UNMC)
• UNMC Physicians
• Nebraska Pediatric Practice, Inc.
• University Dental Associates (UDA)

The organizations listed above will use and distribute this Notice as their Joint Notice of Privacy Practices and follow the information practices described in this Notice when using or disclosing records and information. They will share your health information with each other, as necessary, to carry out treatment, payment, or health care operations as described in this Notice.

Understanding Your Health Information
Each time you visit a hospital, clinic, physician, or other health care provider, a record of your visit is made. Typically, this health record contains your medical history, symptoms, examination and test results, diagnosis, treatment, care plan, insurance, billing, and employment information. This health information, often referred to as your health record, serves as a basis for planning your care and treatment and is a vital means of communication among the many health professionals who contribute to your health care. Your health information is also used by insurance companies and other third-party payers to verify the appropriateness of billed services.

Our Responsibilities
We are required by law to:

• Maintain the privacy of your health information.
• Provide you with an additional current copy of our Notice upon request.
• Abide by the terms of our current Notice.

We will not use or disclose your health information without your written authorization, except as described in this Notice. Such authorization may be revoked in writing at any time except with respect to any actions we have taken in reliance on it.

Examples of Using Health Information for Treatment, Payment and Health Care Operations

We will use and disclose your health information for treatment purposes
For example: Information obtained by a nurse, physician or other member of your health care team will be recorded in your record and used to determine the course of treatment. Health care team members will communicate with one another personally and through the health record to coordinate care provided. We will also provide your physician or subsequent health care provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you in the future.

We will use and disclose your health information for payment purposes
For example: A bill may be sent to you or a third-party payer. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as your diagnosis, procedures, and supplies used. We may disclose health information about you to other qualified parties for their payment purposes. For example, if you are brought in by ambulance, we may disclose your health information to the ambulance provider for its billing purposes.

We will use and disclose your health information for health care operations
For example: Members of the medical staff, the risk or quality improvement manager, or members of the quality improvement team may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will then be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of health care we provide. In some cases, we will furnish your health information to other qualified parties for their health care operations. The ambulance company, for example, may want information regarding your condition to help them know whether they have done an effective job of stabilizing your condition.

Health Information Exchange
We may make your protected health information available electronically through an information exchange service to other health care providers, health plans and health care clearinghouses that request your information. Participation in information exchange services also lets us see their information about you.

Teaching
As the primary teaching site for UNMC, residents, fellows, and students in medicine, dentistry, nursing, pharmacy, allied health and graduate studies, may be assisting with your care under the supervision of a licensed health care provider as a part of their professional health care training program.

Other Uses and Disclosures of Your Health Information

Notification
We may use or disclose health information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care of your location and general condition.

Communication With Family and Others
We may disclose relevant health information to a family member, friend, or other person involved in your care. We will only disclose this information if you agree, are given the opportunity to object and do not, or if in our professional judgment, it would be in your best interest to allow the person to receive the information or act on your behalf.

Directory
Unless you notify us that you object, or we are otherwise prohibited by law, we may use your name, location in the facility, general condition, and religious affiliation for directory purposes. This information may be provided to members of the clergy, and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name.

Business Associates
There are some services provided in our organization through contracts with business associates. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associates so that they can perform such services. However, we require the business associate to appropriately safeguard your information.

Appointment Reminders
We may contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or medical care.

Treatment Alternatives
We may contact you about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you.

Fundraising
We may contact you in an effort to raise money for clinical programs, research and education. If you do not want us to contact you for fundraising efforts, you must notify the Office of Development in writing at 987430 Nebraska Medical Center, Omaha, Nebraska, 68198-7430.

Research
Research is conducted under strict UNMC Institutional Review Board (IRB) guidelines designed to protect the subjects of research. Health information about you may be disclosed to researchers preparing to conduct a research project. For example, it may be necessary for researchers to look for patients with specific medical characteristics or treatments. We would obtain your specific authorization prior to using your health information in research studies if information that directly identifies you is disclosed. The only exception would be granted under rare circumstances when the IRB is permitted by federal regulations to grant a waiver of authorization.

Public Health
We may disclose health information about you for public health activities. These activities may include disclosures:

• To a public health authority authorized by law to collect or receive such information for the purpose of preventing or controlling disease, injury, or disability;
• To appropriate authorities authorized to receive reports of abuse and neglect;
• To FDA-regulated entities for purposes of monitoring or reporting the quality, safety or effectiveness of FDA-regulated products; or
• To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition.

Workers' Compensation
We may disclose health information to the extent authorized and necessary to comply with laws relating to workers' compensation or other similar programs established by law.

Correctional Institutions
If you are an inmate of a correctional institution or under custody of a law enforcement official, we may disclose to the correctional institution, its agents or the law enforcement official your health information necessary for your health or the health and safety of other individuals.

Law Enforcement
We may disclose health information if asked to do so by a law enforcement official as required or permitted by law or in response to a subpoena.

Health Oversight Activities
We may disclose health information for health oversight activities authorized by law. For example, oversight activities include audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs and compliance with civil rights laws.

Threats to Health or Safety
Under certain circumstances, we may use or disclose your health information if we believe it is necessary to avert or lessen a serious threat to health and safety and is to a person reasonably able to prevent or lessen the threat or is necessary for law enforcement authorities to identify or apprehend an individual involved in a crime.

Specialized Government Functions
We may disclose your information for national security and intelligence activities authorized by law, for protective services of the president; or if you are a military member, to the military under limited circumstances.

As Required by Law
We will use or disclose your health information as required by federal, State or local law.

Lawsuits and Administrative Proceedings
We may release your health information in response to a court or administrative order. We may also provide your information in response to a subpoena or other discovery request, but only if efforts have been made to tell you about the request or to obtain an order protecting the information requested.

Funeral Directors, Medical Examiners, and Coroners
We may disclose your health information to funeral directors, medical examiners, and coroners consistent with applicable law to carry out their duties.

Organ Procurement Organizations
Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.

Incidental Uses and Disclosures
There are certain incidental uses or disclosures of your health information that occur while we are providing services to you or conducting our business. For example, after surgery the nurse or doctor may need to use your name to identify family members that may be waiting for you in a waiting area. Other individuals waiting in the same area may hear your name called. We will make reasonable efforts to limit these incidental uses and disclosures.

Your Health Information Rights

You have the following rights regarding your health information:

Right to Inspect and Copy
You may request to look at your medical and billing records and obtain a copy. You must submit your medical records request to the Medical Records Department. Contact the office listed on your billing statement to request a copy of your billing record. If you ask for a copy of your records, we may charge you a copying fee plus postage. If we maintain an electronic health record about you, you have the right to request your copy in electronic format.

Right to Request Amendment
You may request that your health information be amended if you feel that the information is not correct. Your request must be in writing and provide rationale for the amendment. Please send your request to the Medical Records Department. We may deny your request, and will notify you of our decision in writing.

Right to an Accounting of Disclosures
You may request an accounting of certain disclosures of your health information showing with whom your health information has been shared (does not apply to disclosures to you, with your authorization, for treatment, payment or health care operations, and in certain other cases).

To request an accounting of disclosures, you must send a written request to the Medical Records Department. Your request must state a time period that may not be longer than six years and may not include dates before April 14, 2003.

Right to Request Restrictions
You may request restrictions on how your health information is used for treatment, payment or health care operations, or to certain family members or others who are involved in your care. We may deny your request with one exception. We must approve your request if you have paid out-of-pocket in full for all expenses for a particular item or service. If we agree to a restriction, the restriction may be lifted if use of the information is necessary to provide emergency treatment.

To request a restriction, you must send a written request to the Medical Records Department, specifying what information you wish to restrict and to whom the restriction applies. You will receive a written response to your request.

Right to Request Private Communications
You may request that we communicate with you in a certain way in a certain location. You must make your request in writing to the patient registration area and explain how or where you wish to be contacted.

Right to a Paper Copy of this Notice
You may request an additional paper copy of this Notice at any time from any patient registration area.

You may contact the Medical Records Department at:

989100 Nebraska Medical Center
Omaha, Nebraska 68198-9100
Phone: (402) 559-4705
Hours: 8:00 a.m. - 4:30 p.m. CST

Changes to this Notice
We reserve the right to change this Notice as our privacy practices change and to make the new provisions effective for all health information we maintain. We will post a current Notice in patient registration areas and on our websites.

For More Information or to Report a Problem
If you have questions or would like additional information, you may contact the Patient Relations Department. If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the Patient Relations Department or with the Secretary of Health and Human Services. There will be no retaliation for filing a complaint.

You may contact the Patient Relations Department at:

982133 Nebraska Medical Center
Omaha, Nebraska 68198-2133
Phone: 800-647-6216 or (402) 559-8158
Hours: 8:30 a.m. - 5:00 p.m. CST

Effective Date: 4/1/2010
Version No. 4

Notificación de Practicas Para Asegurar su Privacidad
Como Se Usa Su Información Médica

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE COMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y COMO PUEDE USTED TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. PORFAVOR REVÍSELA CON CUIDADO.

Esta Notificación aplica a las siguientes organizaciones y clínicas:

• The Nebraska Medical Center y su equipo médico, incluyendo médicos académicos y de práctica privada y profesionales aliados a la salud mientras estos provean servicios en estas localidades, en un acuerdo organizado de atención medica.
• The Bellevue Medical Center/Centro Médico de Bellevue y su equipo médico y profesionales aliados de salud en un acuerdo organizado de atención medica
• University of Nebraska Medical Center (UNMC) Centro Médico de la Universidad de Nebraska
• Doctores de UNMC Physicians
• Nebraska Pediatric Practice, Inc/Practicas Pediatricas de Nebraska
• University Dental Associates (UDA) Asociados Dentales de la Universidad

Las organizaciones descritas anteriormente usarán y distribuirán este documento como parte de su Notificación Conjunta de Practicantes Privados y seguirán las prácticas de información descritas en este cuando usen o divulguen expedientes e información. Ellos compartirán su información médica como sea necesario para llevar a cabo tratamiento, pago o funciones de cuidado de salud descritas en esta Notificación.

Entendiendo su Información de Salud
Cada vez que usted visite un hospital, clínica, médico u otro proveedor de salud, su visita es anotada en un expediente. Típicamente, este expediente médico contiene su historial médico, síntomas, examen, resultados de análisis, diagnósticos, tratamientos, plan de cuidado, seguro médico, facturación e información de empleo. Esta información de su salud, referida como su expediente médico, nos sirve como base para planear su cuidado y tratamiento, y es instrumento vital de comunicación entre muchos profesionales de salud quienes contribuyen a su cuidado. Su información también es usada por compañías de seguro y otras agencias de pago para verificar lo apropiado de servicios facturados.

Nuestras Responsabilidades
Somos requeridos por ley a:

• Mantener la privacidad de su información médica.
• Proveerle, si usted lo pide, una copia actual de esta notificación.
• Atenernos a los términos de la Notificación actual.

No usaremos o divulgaremos su información médica sin su autorización escrita, excepto por lo descrito en esta Notificación. Tal autorización puede ser revocada por escrito en cualquier momento, excepto con respecto a cualquier acción que hemos tomado dependiendo de ella.

Ejemplos sobre el Uso de Información Médica para Tratamiento, Pago y otras Funciones de Carácter Médico

Usaremos y divulgaremos su información médica con el Propósito de dar tratamiento
Por ejemplo: Se anotará información obtenida por la enfermera, el médico u otro miembro del equipo de salud en su expediente y se usará para determinar el curso de tratamiento. Miembros del equipo médico se comunicarán entre sí personalmente y por medio del expediente médico para coordinar la atención necesaria. También le proveeremos a su médico o proveedor de salud con copias de reportes para asistirle en su futuro tratamiento.

Usaremos y divulgaremos su información médica con el Propósito de facturación
Por ejemplo: Se podrá enviar una factura a usted u otro pagador. La información en, o acompañando la cuenta puede incluir información que lo identifique, como también su diagnóstico, procedimientos y suministros usados. Podemos divulgar su información médica a otros proveedores vinculados a su caso con el propósito de pago. Por ejemplo, si lo traen por ambulancia, podemos divulgar su información médica al proveedor de ambulancia con el propósito de facturación.

Usaremos y divulgaremos su información médica por razones relacionados a servicios médicos
Por ejemplo: Personal médico, el gerente encargado del equipo de mejoras en riesgo/calidad y sus miembros pueden usar información de su expediente médico para evaluar la atención y el resultado en su caso y otros similares. Esta información se usará en un esfuerzo para mejorar continuamente la calidad y efectividad de la atención médica que proveemos. En algunos casos daremos su información médica a personal calificado para sus funciones de atención médica. Por ejemplo, la compañía de Ambulancia, quizás, quiera información sobre su condición para ayudarlo a saber si han sido efectivos en estabilizar su condición.

Intercambio de Información Médica
Nosotros podemos compartir su información médica protegida, electrónicamente por medio de un servicio de intercambio con otros proveedores de atención médica, plan de seguro y centros de intercambio que soliciten su información. Su participación en el servicio de intercambio de información también nos permite a nosotros ver la información que ellos tienen de usted.

Enseñanza
Como instituto primario de enseñanza de UNMC, residentes, becados y estudiantes en medicina, odontología, enfermería, farmacología, ramas afines y estudios pos grados pueden asistir con su cuidado bajo supervisión de un proveedor de salud licenciado como parte de su programa de entrenamiento de cuidado médico.

Otros Usos y Divulgaciones de su Información Médica

Notificación
Podemos usar o divulgar información médica para notificar o asistir en notificar un familiar, representante legal u otra persona responsable por su atención de su paradero y su condición general.

Comunicación con Familiares y Otros
Podemos divulgar información relevante a un familiar, amigo u otra persona involucrada en su atención médica. Solo divulgaremos información si usted está de acuerdo, se le ha dado la oportunidad a objetar y no lo hace, o si a nuestro juicio profesional pensamos que sería en su interés permitir a la persona recibir la información o tomar decisiones de su parte.

Directorio
A menos que usted nos notifique que objeta, o por prohibición legal, podemos usar su nombre, lugar en nuestra institución, condición general y afiliación religiosa con el propósito de nuestro directorio. Se podrá proveer esta información a personal clérigo y con excepción de afiliación religiosa, a otras personas que preguntan por su nombre.

Contratistas
Algunos servicios en nuestra organización se ofrecen por medio de contratistas. Cuando contratamos estos servicios podemos divulgar su información médica a nuestros socios para que ellos puedan proveer sus servicios. Sin embargo, requerimos que el asociado tome precauciones apropiadas para proteger su información.

Recordatorio de Citas
Podemos comunicarnos con usted para recordarle de su cita para tratamiento o atención médica.

Tratamientos Alternativos
Podemos comunicarnos con usted sobre alternativas u otros beneficios relacionados a su salud y servicios que le puedan interesar.

Recaudar Fondos
Podemos comunicarnos con usted en un esfuerzo para recaudar fondos para programas clínicos, estudios y educación. Si usted no quiere que nos comuniquemos con usted para estas actividades, debe notificar a la Oficina de Desarrollo por escrito al 987430 Nebraska Medical Center, Omaha, Nebraska, 68198-7430.

Investigación
El Consejo de Revisión Institucional (IRB), de UNMC establece estrictas guías bajo las cuales se llevan a cabo investigaciones con el objeto de proteger los temas que se investigan. Su información médica puede ponerse a disposición de los investigadores que están preparando un proyecto. Por ejemplo, puede ser necesario para los investigadores buscar pacientes con características o tratamientos médicos específicos. Obtendremos su autorización específica antes de usar su información médica en estudios investigativos si se divulga información que lo identifica. La única excepción se hará bajo circunstancias únicas, el IRB puede prescindir de dicha autorización, de acuerdo a o en cumplimiento de mandatos federales.

Salud Pública
Podemos divulgar información médica para actividades de salud pública. Estas actividades pueden incluir:

• A una autoridad pública de salud autorizada por ley a colectar o recibir tal información con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o impedimento;
• A autoridades apropiadas autorizadas a recibir reportes de abuso y negligencia;
• A entidades regularizadas por la FDA, Administración Federal de Drogas, con el propósito de controlar y reportar calidad, seguridad o efectividad de productos regularizados por la FDA; o
• Para notificar a personas quienes fueron expuestas a una enfermedad o pueden estar en riesgo para contraer o propagar una enfermedad o condición.

Compensación Laboral
Podemos revelar información médica al alcance autorizado y necesario para cumplir con las leyes relacionadas a compensación laboral o programas similares establecidos por ley.

Centro Correccional
Si usted es un recluso en un instituto de corrección o bajo custodia de un oficial de orden; podemos divulgar al centro correccional sus agentes u oficiales de orden información médica necesaria para su salud o la salud y seguridad de otros individuos.

Oficial del Orden
Podemos divulgar información médica si lo pide un oficial del orden como sea requerido o permitido por ley o como respuesta a una citación.

Actividades de Vigilancia en Salud
Podemos divulgar información médica para actividades de vigilancia en Salud autorizados por ley. Ejemplos de actividades incluyen, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema de salud, programas gubernamentales y el cumplimiento con los derechos civiles.

Amenaza a la Salud y Seguridad
Bajo ciertas circunstancias podemos divulgar su información médica si creemos que es necesario para evitar o disminuir una amenaza severa a la salud y la seguridad y es a una persona razonablemente capaz de prevenir o disminuir la amenaza, o si es necesario para que las autoridades del orden público puedan identificar o detener un individuo involucrado en un crimen.

Funciones Especializadas del Gobierno
Podemos divulgar su información para la seguridad nacional y actividades de inteligencia autorizadas por ley, para servicios de protección del presidente o si usted es personal militar, a las fuerzas armadas bajo circunstancias limitadas.

Requerido por Ley
Usaremos o divulgaremos su información médica de acuerdo a leyes federales, estatales y locales.

Procedimientos Administrativos y Demandas
Podemos divulgar su información médica por orden judicial o administrativa. También podemos proveer información médica respondiendo a una citación o petición de descubrimiento, pero únicamente si nos esforzamos para notificar acerca de la citación o petición, o para obtener una orden de protección para la información requerida.

Directores Fúnebres, Examinadores Médicos y Forenses
Podemos divulgar su información médica a directores fúnebres, examinadores médicos y forenses consistente con leyes aplicables para cumplimiento de sus deberes.

Organizaciones de Procuramiento de Órganos
Consistente con leyes pertinentes, podemos divulgar información médica a organizaciones de procuramiento de órganos u otras entidades dedicadas a la procuración, bancos o trasplantes de órganos con el propósito de donación de tejidos y trasplantes de órganos.

Usos y Revelaciones Incidentales
Existen ciertos usos y divulgaciones incidentales de su información médica que ocurre mientras que le proveemos servicios o conducimos nuestros negocios. Por ejemplo, después de cirugía puede ser necesario para la enfermera o el doctor usar su nombre para poder identificar familiares en la sala de espera. Otros individuos en la sala de espera pueden oír su nombre. Haremos esfuerzos razonables para limitar estos usos y divulgaciones incidentales.

Sus Derechos de Información Médica

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica:

Derecho a Inspeccionar y sacar Copias
Usted puede pedir revisar su expediente médico y de facturación y obtener copias. Debe someter la petición para su expediente médico al Departamento de Expedientes Médicos. Comuníquese con el número de teléfono que aparece en la facturación para pedir una copia de su estado de cuenta. Si usted pide una copia de su expediente, le pueden cobrar a usted una cuota por las copias y el franqueo. Si mantenemos una copia electrónica de su expediente médico, usted tiene el derecho a pedir una copia electrónica.

Derecho a Pedir una Enmienda
Usted puede pedir que su información médica sea enmendada si piensa que la información es incorrecta. Su petición debe ser por escrito y proveer razón para la enmienda. Por favor envíe su petición al Departamento de Expedientes Médicos. Podemos negar su petición. Notificaremos nuestra decisión por escrito.

Derecho a una Lista de receptores de información de sus Cuentas
Usted puede pedir un listado donde figure con quienes se ha compartido su información médica (no incluye información para usted, con su autorización, por tratamientos, pagos o funciones de atención médica y en ciertos otros casos).

Para solicitar un listado, envíe una carta por escrito al Departamento de Expedientes Médicos. Su petición debe incluir un periodo de tiempo no mayor de seis años y no debe incluir fechas anteriores al 14 de Abril del 2003.

Derechos a Pedir Restricciones
Usted puede pedir restricciones en cómo se utiliza su información médica para tratamiento, facturación, funciones de atención médica o a ciertos parientes u otros involucrados en su atención. Podemos negar su petición con una excepción. Debemos aprobar su petición si usted ha pagado todos los cargos de su bolcillo para un servicio o articulo en particular. Si estamos de acuerdo con una restricción, ésa puede suspenderse si el uso de información es necesario para proveer tratamiento de emergencia.

Para pedir una restricción, debe enviar una petición por escrito al Departamento de Expedientes Médicos, especificando la información que desea restringir y a quien aplica. Recibirá una respuesta a su petición.

Derecho de Pedir Comunicación Privada
Puede pedir que nos comuniquemos con usted de cierta manera y área. Su petición debe ser por escrito al área de registros de pacientes y explicar cómo y dónde quiere que nos comuniquemos con usted.

Derecho a una Copia en Papel de esta Notificación
Usted puede pedir una copia adicional en papel de esta notificación en cualquier momento en cualquier área de registro del paciente.

Puede comunicarse con el Departamento de Expedientes Médicos al:

989100 Nebraska Medical Center
Omaha, Nebraska 68198-9100
Teléfono: (402) 559-4705
Horario: 8:00 a.m. - 4:30 p.m.

Cambios a esta Notificación
Reservamos el derecho a cambiar esta notificación cuando ocurran cambios en nuestras prácticas de privacidad y hacer efectivas las nuevas provisiones para toda información médica que mantenemos. Anunciaremos la Notificación actualizada en áreas de registros de pacientes y en nuestra red electrónica.

Para más Información o para Reportar un Problema
Si usted tiene preguntas o quiere información adicional puede comunicarse con el departamento de Relación al Paciente. Si sospecha que el derecho a su privacidad ha sido violado, puede someter una queja con el Departamento de Relación al Paciente o con la Secretaria de Salud y Servicios Humanos. No habrá represalias por someter una queja.

Se puede comunicar con el Departamento de Relación al Paciente al:

982133 Nebraska Medical Center
Omaha, Nebraska 68198-2133
Teléfono: 800-647-6216 o (402) 559-8158
Horario: 8:30 a.m. - 5:00 p.m.

Fecha Efectiva: 4/01/2010
Versión Número 4